Assistante administrative H/F

Vos missions & challenges

L’assistant (e)  administratif (-ve) Smart Energies accompagne une Business Unit à taille humaine et dynamique. En étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe, il/elle est la personne de confiance et polyvalente qui organise et et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à lui apporter son support ainsi qu'à l'équipe de développement et de production:

Business - Appui en phase remises d'offres commerciales

Suivre les procédures d’appels d’offres (sourcing, candidature, audition, …)
Aider à la constitution des documents de validation interne groupe
Collecter et mettre à jour des éléments juridiques / pièces administratives / CV équipe
Aider à la constitution des dossiers de réponse (mise en place de template, relecture et mise en forme des offres, compilation des docs)
Autres en coordination équipes (études, analyse et veille via des plateformes publiques notamment)
 

Gestion contractuelle

Assurer le suivi de certains dossiers (contrat Sous-traitants/pièces administratives/accords de confidentialité)
Faciliter le workflow de validation, signature et diffusion (e-paraph, papier si besoin)
 

Administration production / financière

Passer les commandes matériel (Pablo) et prestations de services (SAP)
Suivre la réception des commandes en coordination avec l'équipe de production et la gestionnaire d'écarts
Assurer le suivi des actifs (matériels, équipements, EPI) y compris étalonnage et autres indicateurs (base Access)
Réaliser le suivi des formations/habilitations – mise à jour des passeports sécurité
Mensuellement réaliser la facturation clients et les situations sous-traitants
 

Support équipe pour les évènements internes et externes

Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…)
Assurer la logistique des déplacements et réservation des salles équipes France / international (ponctuellement)
Coordination avec l'équipe admin central (Atlantis / BU Energy / Energy et Industry / BYES)
Assurer en amont la préparation des réunions d'équipes y assister et en rédiger les comptes rendus
 

SharePoint - animation documentaire

Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
Communiquer et faire appliquer les règles d'"housekeeping" et l'arborescence (présentation nouveaux entrants)
Optimiser les fonctionnalités du SharePoint (formation interne)